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档案管理变革

 

 

2014年底,国家五部委联合发文,要求2015年1月1日起,全国各级公共就业和人才服务机构取消收取流动人员的人事档案保管费。

 

2015年起,北京区县人才服务机构表明:经营地址不在本区的不能开立存档户存放档案;非本区经营的已立户企业逐步转出;企业存档需提供员工身份证、社保缴费证明或个税缴纳证明;个人存放集体户口的规定时间内必须转出;个人只能去区县人才机构存放档案,不接收个人跨区存档……

 

此政策执行近1年,各方反应“免费午餐不好吃”、“免费后存档难”。

 

 

非公共就业和人才服务机构继续收取存档费保持存档质量。

 

在减税降费的大环境下,中央层面将人事档案视作基本公共服务,出台了取消收费的文件。初衷是好意,但能否落实要看地方的具体情况。

 

公共就业和人才服务机构的人事档案管理部门如取消存档费,要收入将是财政拨款,人员编制数目、工资水平都将压缩。这时的人事档案管理的局面只有两种可能:第一,服务差得一塌糊涂,因为收入和做的事情没有关系,档案所有人根本别想得到好的服务;第二,变相收费、捆绑收费以及各类变种收费。

 

2015年企业及个人存档凸显问题体现在:

1、企业跨区经营存档难

2、企业批量存档档案难

3、企业批量查询档案难

4、个人跨区存档难

5、个人集体户口存放难

 

档案管理变革

 

企业及个人为有效完成存档工作并保证存档服务质量,会优先选择非公共就业和人才服务机构,缴纳存档费,完成有效存档工作。

 

 

人事档案与时代脱节亟待变革

 

人事档案是计划时代的产物。人事档案主要记录着招生就读的学籍信息、招工就业的工作信息、党团关系以及各单位的评价、奖惩等。

 

1、如果进入机关事业单位,人事档案还是比较重要的,会成为员工的职称评定、升职政审等的前提条件。

 

2、根据人事档案出具的工龄证明、职称与技术等级认定和报考、出国政审、转正定级、出具有关婚姻、计划生育状况等证明实际意义逐步淡化,存在形式大于内容。

 

如工龄证明,原用于退休工资标准和年休假等福利的计算,现在已经被社保缴费年限与基数等取代。职称认定等在很多地方,已经不需要人事档案作为基础,出国在很多场合也已经不需要政审。其次,人事档案的管理机构并非人才就读、就业的单位,不掌握人才的即时准确状态,如婚姻、计生、工龄等,他们只能依据档案出具证明。

 

在现实中,他们没法开具权威的证明,还是要依赖于婚姻登记部门、计生部门。但人事档案的问题在于,尽管他们无法出具这些证明,但要去计生部门办理计生状况证明,往往会以人事档案管理部门的证明作为前置环节,白白浪费了人们的时间和精力,让人们在部门之间的扯皮而奔走。

 

3、目前人员跨地区流动频繁,而全国各地区无档案管理统一标准,档案不能随人员跨地区有效流动,对于“人户分离”的人员,出具各类存档证明会消耗更多的时间及经历,随着社会的发展,在未来应逐步淡化人事档案管理。